Écrire ses e-mails pro avec ChatGPT ou Claude

Tu demandes un e-mail à ChatGPT, il te rend trois paragraphes polis qui commencent par « J'espère que ce message vous trouve en bonne santé ». Toi, tu n'écrirais jamais comme ça. Le problème ne vient pas de l'outil : il vient de la demande.

en brefPour qu'une IA écrive un bon e-mail pro, donne-lui 4 infos : à qui tu écris, la situation, le message et l'action attendue, le ton. Apprends-lui ton style une fois pour toutes dans ses instructions. Retire les noms et coordonnées de tes clients avant de coller un e-mail reçu. Et relis toujours avant d'envoyer : noms, chiffres, dates et promesses.

Écrire un e-mail professionnel avec ChatGPT : la demande en 4 infos

« Écris un mail à un client » ne suffit pas : l'IA ne connaît ni la personne, ni l'histoire, ni ce que tu veux obtenir. Alors elle remplit avec des formules. Donne-lui ces 4 infos :

1. À qui. Un client de longue date, un prospect, un fournisseur, ton responsable : le ton n'est pas le même.
2. Pourquoi. La situation en 2 ou 3 phrases, avec les faits : dates, montants, ce qui s'est passé.
3. Quoi. Le message à faire passer, et surtout ce que tu attends de la personne : une réponse, un document, une date.
4. Comment. Le ton, la longueur maximale, vouvoiement ou tutoiement.

Voici le modèle complet. Remplace ce qui est entre crochets :

le modèle de demandeÉcris un e-mail à [Mme Martin, cliente depuis 2 ans, directrice d'une agence immobilière]. Situation : [elle m'a demandé d'ajouter 3 pages à son site, ce qui n'était pas dans le devis]. Le message à faire passer : [c'est possible, pour 450 € de plus et une semaine de délai ; j'ai besoin de son accord écrit avant de commencer]. Ton : [cordial et direct, sans me justifier], vouvoiement, 8 lignes maximum. Propose aussi 2 objets d'e-mail. N'invente aucune information que je ne t'ai pas donnée.

La dernière phrase compte : sans elle, l'IA ajoute parfois une raison, un chiffre ou une promesse que tu n'as jamais donnés.

Faire écrire l'IA avec ton style

Un e-mail correct mais qui ne te ressemble pas, ton client le sent. La solution : montrer à l'IA comment tu écris, une seule fois.

trouver ton styleVoici 3 e-mails que j'ai écrits moi-même : [colle-les, sans les noms ni les coordonnées]. Décris mon style en 6 règles courtes et concrètes : longueur des phrases, formules d'ouverture et de fin, niveau de politesse, mots que j'utilise souvent, ce que je n'écris jamais. Je copierai ces règles dans mes instructions.

Copie ensuite les règles obtenues dans tes réglages, pour qu'elles s'appliquent à toutes tes demandes :

• Dans ChatGPT : Paramètres, Personnalisation, instructions personnalisées.
• Dans Claude : Paramètres, « Votre Claude », zone « Instructions ». Le pas à pas est dans notre guide Utiliser Claude au travail.

Ajoute deux règles très utiles : « vouvoiement par défaut, tutoiement seulement si la personne m'a tutoyé » et « jamais de formule d'introduction, va droit au but ».

8 e-mails délicats, avec la demande à copier

Ce sont les e-mails qu'on repousse. Pour les e-mails plus simples (relance d'un devis, réclamation, hausse de prix), tu trouveras d'autres demandes prêtes à l'emploi dans nos 30 exemples de prompts.

1. Répondre à un long fil d'e-mails

répondre à un filVoici un échange de [12] e-mails, sans les noms : [colle le fil]. Résume d'abord en 5 lignes où on en est et ce qu'on attend de moi. Puis rédige ma réponse, qui reprend chaque question restée ouverte, une par une. Vouvoiement, 10 lignes maximum. Si une question n'a pas de réponse dans ce que je t'ai donné, laisse [à compléter] à la place.

2. Reconnaître une erreur

reconnaître une erreurJ'ai fait une erreur : [j'ai facturé 1 200 € au lieu de 1 020 €]. Écris un e-mail à [mon client] qui la reconnaît en une phrase, sans en faire trop, explique ce que je fais pour la corriger [un avoir et une nouvelle facture joints] et ce qui change pour lui. Ton simple et professionnel, vouvoiement, 6 lignes maximum.

3. Demander une pièce ou une validation qui se fait attendre

obtenir une réponseJ'attends [la validation de la maquette] de [mon client] depuis [10 jours], et ça bloque [la suite du projet]. Écris un e-mail court qui explique simplement la conséquence, propose une date limite [vendredi] et rend la réponse facile : une seule question, à laquelle on peut répondre par oui ou non.

4. Recadrer un échange qui dérape

Différent d'une réclamation : ici, tu n'as pas commis d'erreur, et tu dois rappeler le cadre sans t'excuser.

recadrerUn [client] m'a écrit sur un ton agressif : [colle son message, sans son nom]. Je veux répondre calmement, sans me justifier sur tout, en rappelant [ce qui était prévu dans le devis] et en proposant [un appel de 15 minutes]. Ne reconnais aucune faute que je n'ai pas commise. Donne-moi 2 versions : une très courte et une plus détaillée. Vouvoiement.

5. Écrire à quelqu'un qu'on ne connaît pas

un premier contact[Paul Durand, de l'agence X], m'a recommandé de contacter [Mme Petit, responsable RH chez Y]. J'aide [les PME à mettre en place leurs outils de recrutement]. Écris un premier e-mail de 6 lignes maximum : qui m'envoie, pourquoi je la contacte elle, ce que je peux lui apporter, et une demande simple [un échange de 20 minutes la semaine prochaine]. Pas de flatterie, pas de jargon.

6. Annoncer une mauvaise nouvelle à un client

une mauvaise nouvelleJe dois annoncer à [mon client] que [la fonctionnalité prévue ne sera pas possible dans le budget actuel]. Écris un e-mail qui dit la nouvelle dès la première phrase, explique la raison en une ligne, et propose [2 solutions : réduire le périmètre ou ajouter 600 € au devis]. Pas d'excuses en boucle, vouvoiement, 8 lignes maximum. N'invente aucune solution que je ne t'ai pas donnée.

7. Décaler ou annuler un rendez-vous

décaler un rendez-vousJe dois décaler mon rendez-vous de [jeudi 14 h] avec [mon client] à cause [d'un imprévu]. Écris un e-mail court qui s'excuse simplement, propose [2 créneaux : lundi 10 h ou mardi 16 h] et lui laisse choisir. 5 lignes maximum, vouvoiement.

8. Répondre en anglais sans y passer une heure

en anglaisVoici un e-mail reçu en anglais : [colle-le, sans les noms]. Explique-moi en français en 3 lignes ce qu'on me demande. Puis rédige ma réponse en anglais professionnel simple, à partir de ces points en français : [tes idées en vrac]. Ajoute la traduction française de ta réponse pour que je vérifie, et signale toute phrase qui pourrait être mal comprise ou trop familière.

Écrire directement dans Gmail ou Outlook

Copier, coller, recopier : ça marche, mais tu peux aussi relier l'IA à ta messagerie.

• Gmail : ChatGPT et Claude se connectent tous les deux à Gmail. L'IA peut alors retrouver un échange et te préparer une réponse. Chez Claude, chaque envoi, réponse ou transfert demande ton accord par défaut, selon l'aide de Claude. Comment les connecter est expliqué dans notre guide Automatiser des tâches avec l'IA.
• Outlook : ChatGPT propose une application Outlook pour la messagerie et l'agenda. Avant d'approuver un envoi, OpenAI demande de vérifier la boîte utilisée et les destinataires (aide d'OpenAI). Claude propose Claude pour Outlook, en version bêta sur les offres payantes : ses brouillons s'ouvrent dans Outlook et attendent que tu cliques sur Envoyer.

Notre conseil : demande des brouillons, jamais des envois. Tu gardes la main sur ce qui part en ton nom.

Éviter l'e-mail qui sonne IA

Les signes qui trahissent un e-mail écrit par une IA et envoyé tel quel :

• une ouverture toute faite : « J'espère que ce message vous trouve en bonne santé » ;
• des remerciements en trop, au début et à la fin ;
• des mots que tu n'emploies jamais, comme « n'hésitez surtout pas » ou « je reste à votre entière disposition » répétés partout ;
• des listes à puces dans un message de 5 lignes ;
• un e-mail trois fois plus long que ceux que tu écris d'habitude.

Pour corriger un brouillon trop lisse :

rendre plus naturelRéécris cet e-mail pour qu'il sonne comme un vrai message entre professionnels : supprime les formules toutes faites et les remerciements en trop, garde des phrases courtes, pas de liste à puces, et coupe tout ce qui n'apporte rien. Garde exactement les mêmes informations : [colle le brouillon].

Relire avant d'envoyer : la checklist

1. Les noms : le bon prénom, la bonne entreprise, et les vrais noms remis à la place des étiquettes.
2. Les chiffres et les dates : montant, délai, jour de la semaine qui correspond bien à la date.
3. Les promesses : l'IA n'a rien ajouté que tu ne peux pas tenir (un geste commercial, un délai).
4. La pièce jointe annoncée est bien jointe.
5. Le ton : est-ce que tu dirais ces phrases à voix haute à cette personne ?
6. Les destinataires : surtout si l'IA a préparé l'e-mail depuis ta messagerie.

Avant de coller l'e-mail d'un client, retire son nom et ses coordonnées. Pour savoir quoi coller ou non, lis notre guide ChatGPT, Claude et RGPD.

Aller plus loin : une IA qui écrit déjà comme toi

Le vrai gain arrive quand ton style, tes règles de politesse et tes modèles d'e-mails sont déjà enregistrés : chaque e-mail ne demande plus qu'une phrase de contexte.

C'est ce qu'on met en place avec Booster IA : en 2 heures, en visio et sur ton écran, on règle ton IA avec toi, que tu utilises ChatGPT ou Claude. Pour débuter, lis aussi notre guide Utiliser ChatGPT au travail.

Questions fréquentes

Est-ce que ça se voit qu'un e-mail est écrit par l'IA ?

Oui, quand il est envoyé tel quel : formules toutes faites, remerciements en trop, phrases longues et polies qui ne disent rien. Ça se voit beaucoup moins si tu donnes la situation précise, ton style, et que tu relis en changeant quelques mots. L'e-mail doit sonner comme toi, pas comme un modèle.

Puis-je coller l'e-mail d'un client dans ChatGPT ou Claude ?

Avec un compte personnel, retire d'abord son nom, ses coordonnées et tout ce qui permet de le reconnaître, et remplace-les par des étiquettes comme [Client A]. Vérifie aussi que le reste du message ne permet pas de le reconnaître (nom d'entreprise, numéro de commande, adresse). Tu remets les vrais noms avant d'envoyer. Les règles complètes sont dans notre guide ChatGPT, Claude et RGPD.

La version gratuite suffit-elle pour écrire des e-mails ?

Oui. Écrire, reformuler ou raccourcir un e-mail fonctionne très bien avec la version gratuite de ChatGPT ou de Claude. Les offres payantes servent surtout si tu en écris beaucoup chaque jour. Pour travailler depuis ta messagerie, le connecteur Gmail de Claude marche dès la version gratuite, alors que Claude pour Outlook demande une offre payante.

L'IA peut-elle envoyer mes e-mails à ma place ?

Une fois connectée à ta messagerie, elle peut préparer des brouillons, et même envoyer avec ton accord. Chez Claude, chaque envoi demande ton approbation par défaut, et Claude pour Outlook laisse ses brouillons dans Outlook jusqu'à ce que tu cliques sur Envoyer. Chez ChatGPT, OpenAI demande de vérifier la boîte et les destinataires avant d'approuver un envoi depuis Outlook. Le plus sûr reste de relire et d'envoyer toi-même.

Vouvoyer ou tutoyer : comment l'IA choisit ?

Elle ne peut pas le deviner. Dis-le dans chaque demande, ou une fois pour toutes dans tes instructions : par exemple, vouvoiement par défaut, tutoiement seulement si la personne m'a tutoyé.